O Propunere legislativă a fost adoptată recent de Senat și prevede reducerea perioadei de arhivare pentru statele de salarii de la 50 de ani la 5 ani.
Legislația în vigoare prevede obligații privind arhivarea documentelor financiar-contabile ale unei societăți. În funcție de tipul documentelor, există obligativitatea de arhivare pe o perioadă de la 5 la 50 de ani.
În prezent perioada de arhivare pentru statele de salarii este de 50 de ani.
Potrivit Propunerii legislative, forma aprobată, pentru modificarea și completarea articolului 25 din Legea contabilității nr.82/1991, începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate, la Agenda Națională de Administrare Fiscală, se păstrează timp de 5 ani, spre deosebire de 50 de ani cât este prevăzut în prezent.
De asemenea, se vor stabili, prin ordin al ministrului finanţelor publice, registrele de contabilitate, documentele justificative, inclusiv cele referitoare la statele de salarii şi documentele conexe acestora, care se păstrează timp de 5 ani.
Ca atare, prin modificarea Legii contabilităţii nr.82/1991, conform propunerii legislative, se înlocuiesc obligaţiile privind arhivarea documentelor financiar-contabile ale unei societăţi timp de 50 de ani, cu o perioadă de arhivare de 5 ani, în cazul statelor de salarii pentru care angajatorul are obligaţia de a depune Formularul 205 – Declaraţia informativă privind impozitul reţinut la sursă, pe beneficiari de venit.
Potrivit expunerii de motive, scopul propunerii legislative este adaptare la context practic a prevederilor legale privind arhivarea documentelor fînanciar-contabile ale societăţilor, perioadele de arhivare prevăzute de legislaţia în vigoare fiind nejustificat de îndelungate în condițiile în care începând cu anul 2011, angajatul poate solicita adeverinţa privind veniturile realizate în sistem electronic, fără a mai fi necesară vreo solicitare adresată angajatorului. Începând cu anul 2011, angajatul poate avea acces la datele privind veniturile realizate prin simpla accesare a platformei SPV pusă la dispoziţie de către ANAF.
Totodată, “statisticile arată că peste un milion de societăţi (1.056.574) au fost radiate în România în ultimii 30 de ani, numai în 2019 fiind radiate peste 126.000 de societăţi.^ în urma analizei cadrului legal existent, dacă o societate este lichidată, chiar dacă este radiată, obligaţia de a păstra documentele financiar contabile rămâne, în pofida faptului că o societatea nu poate fi radiată până nu îndeplineşte condiţia depunerii situaţiilor financiare de lichidare/dizolvare a acesteia. După radiere, societatea nu mai răspunde fiscal”, se arată în expunerea de motive.
Prevederile propunerii legislative nu se aplică momentan. Propunerea a fost adoptată de prima cameră-Senat și este trimisă pentru dezbatere la Camera Deputaților.